Materi V (Manajemen dan Organisasi )
Yosi Hestiana
1EB02
1EB02
MANAJEMEN DAN
ORGANISASI
A.
Manajemen
Manajemen adalah suatu program yang
melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian
yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber daya lainnya. Manajemen juga mengatur hal yang dikelola
agar tercapai hasil yang memuaskan. Pendapat ahli mengemukakan pendapat yang
berbeda namun maksudnya tetap sama. Pengelolaan manajemen bukan hanya dalam hal
bisnis atau pekerjaan tetapi dalam waktu dan dalam kegiatan sehari-hari.
Istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen
sebagai suatu proses
2. Manajemen
sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen
3. Manajemen
sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.
Menurut pengertian yang pertama Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitasmanajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.
Ada pun
pendapat ilmuawan yang lain :
1. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau
kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok
orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata
2. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni
untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain.
3. Menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi
sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal.
4. Menurut James
A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan menunjukkan
bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh
garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai
fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Pada dasarnya setiap manusia adalah manajer, karena dalam kehidupan sehari-hari setiap manusia selalu melakukan manajemen bagi dirinya sendiri ataupun keluarganya untuk memenuhi kebutuhan.
B. Fungsi – Fungsi Manajemen
Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi – fungsi berikut :
1. Perencanaan
Merupakan fungsi
terpenting diantara semua. kegiatan yang berhubungan untuk mencapai tujuan.
Suatu rencana yang baik harus berpedoman pada 5 W dan 1 H yaitu :
Perencanaan (planning) dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi beberapa jenjang :
a.
What: tindakan apa yang harud dikerjakan
b.
Who: siapa yang akan mengerjakan tindakan itu
c.
Where: dimana tindakan itu dilaksanakan
d.
When: kapan tindakan itu dilaksanakan
e.
Why: apakah sebabnya tindakan itu dilaksanakan
f.
How: bagaimana caranya melakukan tindakan itu
Perencanaan (planning) dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi beberapa jenjang :
- Top Level Planning (perencanaan jenjang atas), perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. top level planning ini penekanannya pada tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung-jawab manajemen puncak.
- Middle Level Planning (perencanaan jenjang menengah), dalam jenjang perencanaan ini sifatnya lebih administratif meliputi berbagai cara menempuh tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan. dan tanggungjawab perencanaan level ii berada pada manajemen menengah
- Low Level Planning (perencanaan jenjang bawah) perencanaan ini memfokuskan diri dalam menghasilkan sehingga planing ini mengarah kepada aktivitas operasional. dan perencanaan ini menjadi tanggung-jawab manajemen pelaksana
Berikut syarat syarat perencanaan
yang baik, selayaknya memenuhi beberapa hal berikut :
- Mempunyai tujuan yang jelas
- Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
- Memuat analisa pada pekerjaan yang akan dilakukan
- Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
- Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras ditiap bagian
- Mempunyai kesan sesuatu yang dimliki tersedia dan bisa dipergunakan dengan efektif serta berdaya guna
Manfaat dari Perencanaan :
- Bisa membuat pelaksanan tugas jadi tepat serta aktivitas tiap unit akan terorrganisasi ke arah tujuan yang sama
- Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
- Memudahkan pengawasan
- Dipergunakan sebagai pedoman dasar dalam menjalankan aktivitas
2. Pengorganisasi
Suatu
aktivitas pengaturan dalam sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang
lainnya yang dimiliki oleh perusahaan untuk bisa melaksanakan rencana yang
sudah ditetapkan dan mencapai tujuan utama perusahaan. Dalam bahasa yang lebih
sederhana organizing merupakan seluruh proses dalam mengelompokkan semua orang,
alat, tugas tanggung-jawab dan wewenang yang dimiliki sedemikian rupa hingga memunculkan
kesatuan yang bisa digerakkan dalam mencapai tujuan.
Aktivitas aktivitas yang ada dalam Organizing (fungsi pengorganisasian)
·
Mengalokasikann
sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetepkan prosedur yang
dibutuhkan
·
Menetapkan
strukutur perusahaan yang menujukan adanya garis kewenangan serta
tanggung-jawab
·
Aktivitas
perekrutan, menyeleksi orang, pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
·
Aktivitas
penempatan tenaga kerja dalam posisi yang pas dan paling tepat.
Ada beberapa
Unsur dalam pengorganisasian perusahaan :
·
Sekelompok
orang yang diarahkan bekrja sama
·
Melakukan
aktivitas yang sudah ditetapkan
·
Aktivitas
diarahkan guna mecapai tujuan
Beberapa manfaat Pengorganisasian antara lain :
·
Memungkinkan
untuk pembagian atas tugas tugas yang sesuai dengan kondisi perusahaan
·
Menciptakan
spesialisasi saat menjalankan tugas
·
Personil
dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan untuk mencapai
tujuan
Dan ini
beberapa fungsi dari pengorganisasian :
·
Pendelegasian
wewenang didalam manajemen atas (puncak) kepada manajemeen pelaksana
·
Ada
pembagian tugas yg jelas
·
Mempunyai
manajer puncak yang profesional guna mengkoordinasikan semua aktivitas.
3. Pengarahan
Merupakan fungsi
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja dengan optimal dan
menciptakan suasana lingkungan kerja yang dinamis, sehat dan yang lainnya. Ada
beberapa aktivitas yang dilakukan pada fungsi pengarahan :
· Mengimplementasikan suatu proses kepemimpinan,
penbimbingan, dan memberikan motivasi kepada pekerja suapay bisa bekerja dengan
efektif serta efisien dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
·
Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang
pekerjaan
·
Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan
4 Pengendalian
Merupakan
kegiatan dalam menilai suatu kinerja yang berdasarkan pada standar yang sudah
dibuat perubahan atau suatu perbaikan apabila dibutuhkan. aktivitas dalam
fungsi pengendalian ini misalnya :
· Mengevaluasii keberhasilan dalam proses mencapai
tujuan dan target mengikuti indikator yang sudah ditetapkan
·
Menempuh langka klarifikasi serta koreksi atas
terjadinya penyimpangan yang ditemukan
·
Memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi
dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
Fungsi pengawasan bisa berjalan dengan efektif jika hal hal ini diperhatikan :
· Routing (jalur), manajer harus bisa menetapkan cara
atau jalur guna bisa mengetahui letak diaman sesuatu sering terjadi suatu
kesalahan
·
Scheduling (Penetapan waktu), dalam penetapan waktu,
manajer harus bisa menetapkan dengan tugas kapan semestinya pengawasan itu
dijalankan. terkadang, pengawasan yang dijadwal tidak efisien dalam menemukan
suatu kesalahan, dan seblaiknya yang dilakukan secara mendadak terkadang malah
lebih berguna.
·
Dispatching (Perintah pelaksanaan), adalah pengawasan
yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan yang bertujuan suatu
pekerjaan itu bisa selesai tepat waktu. dengan perintah seperti ini pelaksanaan
suatu pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, jadi pada
akhirnya bisa diidentifikasikan siapa yang telah berbuat kesalahan
·
Follow Up (tindak lanjut) apabila pemimpin menemukan
kesalahan maka seharusnya pemimpin tersebut mancari solusi atas permasalahan
itu. dengan memberi peringatan pada pekerja yang dengan sengaja ataupun tidak
sengaja berbuat kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama
tak terulang lagi.
C. Peranan Manajemen
Setiap perusahaan memiliki manajemen
yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak
peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga
diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut. Manajemen
yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan
atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan
perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus
diperankan para Manajer :
a.
Peran Interpersonal
Yaitu
hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi :
·
Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam
acara-acara perusahaan.
·
Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi
motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
·
Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak
internal maupun eksternal.
b.
Peran Informasi
Adalah peran
dalam mengatur informasi yang dimiliki organisasi, meliputi :
· Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti,
mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat
secara langsung maupun tidak langsung.
· Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang
didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
·
Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang
dipimpinnya kepada pihak luar.
c.
Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran
dalam membuat keputusan sendiri atau dihasilkan
bersama pihak lain, meliputi :
·
Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi
yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
· Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan :
Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
· Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya :
Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
·
Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan
pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
D.
Organisasi
Organisasi
merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui
pelaksanaan fungsi-fungsi menajemen yang dilakukan seorang pemimpin dengan
organisasi. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama
struktur organisasi yang dianut.
Menurut para ahli terdapat beberapa
pengertian organisasi sebagai berikut :
· Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan
mengejar tujuan bersama
· James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah
bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama
· Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah
merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih
· Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah
kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah
batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif
terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Menurut Boone dan Katz, Organisasi adalah suatu proses bersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi mencakup 3 elemen pokok :
a. Interaksi manusia
b. Kegiatan yang mengarah kepada tujuan
c. Struktur organisasi itu sendiri
E. Bentuk Bentuk Organisasi
Menurut pola
hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi
dapat dibedakan sebagai berikut:
a.
Bentuk Organisasi Garis / lini
Bentuk ini merupakan bentuk organisasi paling tua dan
paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga
disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini
relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan
spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Ciri-ciri
organisasi Garis :
·
Karyawan sedikit
·
Manajer hanya sebagai pelaksana
·
Sarana dan alatnya terbatas
·
Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung
·
Pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer
Kelebihan :
·
Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada
pada satu tangan.
· Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
·
Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi
karena saling mengenal.
Kekurangan :
· Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu
orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan
mandek atau hancur.
·
Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis
·
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
b.
Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana
sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena
setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini
dikembangkan oleh FW Taylor.
Ciri-ciri organisasi ini:
·
Organisasi kecil
·
Didalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
·
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
·
Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
·
Pengawasan dilakukan secara ketat
Kelebihan :
·
Pembidangan tugas-tugas jelas.
·
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan
semaksimal mungkin.
·
Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang
sesuai dengan fungsinya.
Kekurangan :
·
Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk
mengadakan tour of duty.
· Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar
untuk melaksanakan koordinasi.
c.
Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh
organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka
dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh
Harrington Emerson.
Kelebihan :
· Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar,
apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
·
Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya
dukungan dari staf ahli.
·
Perwujudan “the right man in the right place”lebih
mudah terlaksana.
Kekurangan :
·
Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal,
solidaritas sulit terbangun
· Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka
kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
d.
Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari
bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun
kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan
kombinasi dari bentuk diatas.
F. Prinsip-prinsip organisasi
Prinsip dari
organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas
struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari
proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan, statement khusus
terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip organisasi
itu antara lain :
· Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan
hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan
ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non
fisik.
· Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi
harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub)
organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat
menghambat tercapainya suatu tujuan.
· Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja
tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan
(wewenang) dari masing-masing unit kerja.
· Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan
penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun
harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris
kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
· Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan
yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam
struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan
kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
·
Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan
tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando
akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang
memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
·
Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam
penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit
kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan
semakin cepat tercapai.
G. Sebab keberhasilan dan kegagalan
organisasi
Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi sangan berhubungan dengan para
anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi kerena adanya kerjasama yang baik
antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan didalam
organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern
dalam organisasi tersebut.
Di suatu organisasi di butuhkan suatu pemikiran cara dan kiat – kiat supaya
suatu organisasi tersebut dapat berkembang dengan baik maupun maju dengan
pesat. Untuk itu di perlukan kriteria untuk mengembangkan suatu organisasi,
yaitu :
·
Nilai dan Visi,
·
Misi,
·
Aturan,
·
Profesionalisme,
·
Insentif,
·
Sumber Daya dan
·
Rencana Kerja
Jika semua kriteria tersebut dapat
di penuhi maka organisasi itu akan maju, apabila salah satu dari itu tidak ada
maka organisasi tersebut akan memdapatkan masalah atau tidak sempurna.
Simpulan :
Manajemen
adalah suatu program yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Berdasarkan pengertian
manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi – fungsi
berikut :
1.
Perencanaan
2.
Pengorganisasian
3.
Pengarahan
4.
Pengendalian
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai
tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi menajemen yang dilakukan
seorang pemimpin dengan organisasi. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung
pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.
Sumber :
M.Fuad.,dkk.2006.Pengantar bisnis.Jakarta:PT
Gramedia Pustaka Utama
https://ristiyantihp25.wordpress.com/2015/10/26/4-fungsi-utama-dalam-manajemen-poac/
Komentar
Posting Komentar